KSeF 2026–2027: terminy, kary i najczęstsze błędy FA(3)

KSeF to już codzienność: do końca maja 2026 r. z systemu korzystało ok. 2,06 mln firm, które wystawiły ok. 290 mln faktur. Pytanie nie brzmi więc „jak się przygotować”, lecz „jak wystawiać poprawnie w FA(3)” – rok 2026 to okres przejściowy tylko dla kar administracyjnych, a od 1 stycznia 2027 r. fiskus może nałożyć karę do 100% VAT z faktury. Poniżej zebraliśmy terminy, podstawy prawne i błędy techniczne, które najczęściej widzimy w plikach FA(3).

Terminy KSeF

Od 2026-02-01 – wystawianie: podatnicy z obrotem powyżej 200 mln PLN (2024, z VAT).
Od 2026-02-01 – odbiór faktur przez KSeF obowiązkowy dla WSZYSTKICH podatników.
Od 2026-04-01 – wystawianie: wszyscy pozostali podatnicy.
Od 2027-01-01 – także najmniejsi (sprzedaż do 10 000 PLN brutto miesięcznie).

Podstawa prawna: Dz.U. 2025 poz. 1203 oraz poz. 1815. Od 2026-02-01 FA(3) jest jedynym obowiązującym schematem – FA(2) jest odrzucany przez produkcyjny KSeF.

Kary: co naprawdę oznacza „okres przejściowy”

W 2026 r. zawieszone są wyłącznie kary administracyjne KSeF. Odpowiedzialność karnoskarbowa (KKS) za niewystawienie faktury lub wystawienie jej w sposób wadliwy istnieje już teraz.

Od 2027-01-01 kary administracyjne: do 100% kwoty VAT z faktury, a dla faktur bez VAT – do 18,7% wartości brutto.

Najczęstsze błędy techniczne w plikach FA(3)

Zła przestrzeń nazw: wycofana wersja robocza FA(3) (2025/04/03) wciąż krąży w sieci – produkcja przyjmuje tylko http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/.
Faktura w formacie FA(2) – odrzucana od 2026-02-01.
NIP z literówką – suma kontrolna się nie zgadza, KSeF odrzuca plik.
Znacznik UTF-8 BOM na początku pliku – KSeF wymaga UTF-8 bez BOM.
Plik większy niż 1 MB (bez załączników).
Błędy struktury XSD – brakujące lub źle umieszczone elementy.

Sprzedajesz za granicę? KSeF to nie wszystko

KSeF obejmuje polskie faktury krajowe. Odbiorcy zagraniczni oczekują faktur Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) – to inny format i inna sieć. Polski identyfikator w Peppol to schemeID 9945 (NIP).

KSeF 2.0 przyjmuje natywnie FA_PEF(3) – profil oparty na Peppol/EN 16931 (B2G). Dla eksporterów to naturalny pomost między oboma światami.