E-Rechnungspflicht 2027/2028: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen: Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung greift ab dem 01.01.2027 – zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 für alle. Hier die Fristen, Formate und typischen Stolperfallen.

Die Fristen im Überblick

Seit 01.01.2025: Empfang von E-Rechnungen verpflichtend für alle Unternehmen.
Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle (Wachstumschancengesetz).
E-Reporting an die Finanzverwaltung: erst nach 2028, in Richtung ViDA.

Zulässige Formate – und kein zentrales Portal

Zulässig ist jedes Format, das der EN 16931 entspricht: XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD ab Version 2.x – und ausdrücklich auch Peppol BIS Billing 3.0.

Anders als in Polen oder Italien gibt es keine zentrale Plattform: Der Übermittlungsweg ist frei, rechtlich genügt sogar der E-Mail-Versand. Die deutsche Kennung im Peppol-Netzwerk: schemeID 9930 (USt-IdNr.).

Häufige Fehler in E-Rechnungen

Fehler sind seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 keine Formsache mehr: Die Finanzverwaltung unterscheidet ausdrücklich Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler – eine Datei mit Formatfehler gilt nicht als E-Rechnung. Die Validierungsqualität ist damit faktisch Teil der Compliance (BMF-FAQ zuletzt im März 2026 aktualisiert).

Fehlende Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID oder Bestellreferenz (PEPPOL-EN16931-R003).
Leere XML-Elemente – im Peppol-Profil verboten (PEPPOL-EN16931-R008).
Summen stimmen nicht centgenau: erst Positionen runden, dann addieren (BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-15).
USt-IdNr. ohne Länderpräfix – DE123456789 statt 123456789 (BR-CO-09).
Fehlende elektronische Adressen von Verkäufer oder Käufer (R020 / R010).

Hinweis: Die deutschen XRechnung-Zusatzregeln (BR-DE-*) prüft der Validator noch nicht – XRechnung-Dateien werden erkannt und transparent als solche ausgewiesen.

So bereiten Sie sich vor

Klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern, welches Format und welche Referenzen (z. B. Leitweg-ID) erwartet werden.
Prüfen Sie, ob Ihre Software EN-16931-konforme Rechnungen erzeugt.
Testen Sie Ihre Dateien im Validator – jeder Fehler wird verständlich erklärt.